תיבות המייל הן התיעוד העסקי שלכם. המידע האישי שהצטבר בתוכן הוא לא.RTBFIL מוצאת אותו, מוחקת באישורכם, ומשאירה את המסמך שתיקון 13 דורש.
סריקה אוטומטית של תעודות זהות, מידע רפואי ופיננסי ב-Microsoft 365. שום מחיקה בלי אישור של בן אדם. והכול רץ על שרת שלכם: אף מסמך לא יוצא מהארגון.
בלי כרטיס אשראי. מתקינים לבד תוך שעה.
הרשות להגנת הפרטיות כבר מטילה עיצומים כספיים.
מתי בדקתם לאחרונה מה יש אצלכם? ואיפה המסמך שמוכיח שבדקתם?
שנים של מיילים ומסמכים הצטברו אצלכם, ובתוכם המידע האישי של הלקוחות והעובדים שלכם. החוק אוסר עליכם להחזיק מידע אישי שלא למטרה שלשמה נאסף, מחייב אתכם לבדוק אחת לשנה אם לא הצטבר אצלכם מידע עודף, ולתעד את הבדיקה, וקונס על בדיקה שלא נעשתה או לא תועדה. במערכת השכר או במערכת הלקוחות אפשר לשלוף דוח ולדעת מה יש. בתיבות הדואר וב-SharePoint אין דוח כזה: אין שדות, אין בעלים לפריט, ואין דרך לשאול אם יש תעודת זהות בתוך קובץ מצורף מ-2019.
מדריך היערכות לתיקון 13: מה החוק דורש, למי, צ'קליסט ומקורות. ממונה על הגנת הפרטיות: מי חייב למנות, ומה התפקיד דורש.
המכונה מוצאת. בן אדם מחליט. הכול נרשם.
סריקה אוטומטית של תיבות הדואר ואתרי ה-SharePoint, כולל PDF, תמונות וקבצים דחוסים.
הממצאים מחכים בתור מסודר, כל אחד עם ההקשר שלו.
הממונה עובר, רואה, ומאשר או דוחה, אחד-אחד.
מה שאושר נמחק, וכל מחיקה נרשמת ביומן ביקורת חתום שמזהה כל ניסיון לשכתב אותו.
המידע שלכם לא עובר אצלנו. נקודה.
RTBFIL מותקנת על שרת שלכם, בתוך הארגון. התוכן נסרק בזיכרון ולא יוצא מהשרת שלכם: לא אצלנו, לא בענן של אף אחד. פתרון פרטיות שלא הופך בעצמו לסיכון הפרטיות הבא שלכם.
כשהרשות תדפוק בדלת, יהיה לכם מה להראות.
החוק לא מסתפק במחיקה: הוא דורש תיעוד של הבדיקה. יומן הביקורת של RTBFIL רושם מה נסרק, מה נמצא, מי אישר, מה נמחק ומתי, בשרשרת חתומה שמזהה כל ניסיון שינוי. זו ההוכחה שהארגון בודק ומוחק באופן שיטתי.
שאלות ותשובות
עוד מערכת שקוראת לעובדים את המיילים?
לא. הקבצים נסרקים בזיכרון ולא נשמרים. המערכת שומרת איפה נמצא ממצא, וקטע קצר ממנו כראיה רק עד שמחליטים.
מחיקה אוטומטית? מסוכן מדי.
הסריקה אוטומטית, המחיקה לא. כל פריט עובר אישור ידני, ורואים אותו לפני שמוחקים.
יש לנו חובות שימור משפטיות.
RTBFIL מזהה Litigation Hold במקורות הנתמכים. הטיפול בפריטים ובהחלטות מחיקה כפוף למדיניות השמירה, ל-Retention, ל-Litigation Hold ולהרשאות המוגדרות בארגון. חובות שימור לפי דין, חוזה, מדיניות ארגונית מאושרת או הליך משפטי רלוונטי עשויות להגביל או למנוע מחיקה.
אין לי כוח אדם להטמעה.
התקנת Docker אחת על שרת שלכם. איש ה-IT מסיים בשעה, בלי ליווי שלנו.
כמה זה עולה?
מתחילים בגרסה החינמית, בלי כרטיס אשראי ובלי הגבלת זמן, וסורקים את כל תיבות המייל בארגון ואת אתרי ה-SharePoint. כשרוצים את התמונה המלאה, משדרגים.
בנוי על
- Microsoft 365
- Exchange Online
- SharePoint
- Microsoft Graph
- Docker
- PostgreSQL