היערכות לתיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות
מידע אישי שנשמר אחרי שתם הצורך בו. מאותר, מאושר, נמחק. אצלכם.
התוכנה מותקנת על השרת שלכם, מוצאת מידע אישי בתיבות הדואר ובאתרי SharePoint, ולא מוחקת דבר בלי אישור מתועד של אדם.
אף אחד כבר לא יודע איפה זה נשמר
קורות חיים, צילומי תעודת זהות, טפסים רפואיים. נשלחו פעם אחת ונשארו בתיבות הדואר ובאתרי SharePoint. כדי למחוק מידע שתם הצורך בו צריך קודם לדעת איפה הוא יושב.
ארבעה צעדים, ובסוף אדם מחליט
חיבור ל-Microsoft 365
רישום יישום ב-Azure, אישור מנהל לשלוש הרשאות Graph, ולחיצה על "בדיקת חיבור".
מדיניות שמירה
כמה זמן נשמר כל סוג מידע ומה קורה כשהזמן עובר. אתם קובעים, המערכת מיישמת.
סריקה שקוראת תוכן
לא שם הקובץ אלא התוכן עצמו, כולל PDF סרוק ותמונות. ב-SharePoint אתם קובעים גודל קובץ מרבי לכל מדיניות, וברירת המחדל היא 50 מגה.
אישורים ממתינים
כל ממצא מגיע לטבלה, ולכל שורה חמש עמודות: סוג, פריט, קטגוריה, בעלים ומקור. בלי אישור מתועד לא נמחק כלום.
תוכן, לא שם קובץ
- PDF סרוק ותמונות
- קובץ שצולם בטלפון עובר זיהוי תווים (OCR) ונקרא כמו מסמך.
- פחות התראות שווא
- תעודת זהות נבדקת בספרת ביקורת וכרטיס אשראי ב-Luhn, ולא לפי תבנית בלבד. אחר כך נבדק ההקשר בחלון של 150 תווים סביב המספר.
- 12 תבניות ציות מובנות
- רפואי, כספי, משאבי אנוש ועוד. 10 מתוך 12 מצטטות חוק ישראלי, ולשלוש מהן תקופת שמירה מובנית.
שום נתיב בקוד לא מוחק בלי אישור מתועד של אדם
מחיקה היא החלטה של אדם, לא תוצאה של תהליך. מחיקה שאושרה ואין אישור שבוצעה מקבלת שורת יומן, והמערכת אינה מריצה אותה מחדש.
פעולה בלתי הפיכה נראית כך: חלון אישור שאומר בדיוק מה עומד לקרות. בדואר, שבעל התיבה לא יוכל לשחזר את ההודעה. ב-SharePoint, שהגרסאות הקודמות של הקובץ נמחקות לצמיתות, והקובץ עצמו עובר לסל המיחזור של האתר.
למה הכלל קיים: החוק אוסר לעבד מידע אישי במאגר שלא למטרה שנקבעה לו, והרשות להגנת הפרטיות מתרגמת את זה כך: "תיקון 13 מעודד עסקים לשמור רק את המידע הנחוץ – ולמחוק את השאר". מחיקה בלי תיעוד של מי החליט ומתי משאירה אתכם בלי מה להראות. המקורות והתאריכים.
יומן שאי אפשר לשנות בשקט
- שרשרת hash
- כל שורה חותמת על קודמתה. מי שמשנה שורה אחת חייב לחשב מחדש כל שורה שאחריה, אחרת השינוי מזוהה.
- כפתור אימות שלמות
- בודק שכל שורה מחזיקה hash, שכל חוליה מתאימה לקודמת, ושכל hash מחושב נכון. התוצאה על המסך.
- ייצוא CSV
- ליועץ המשפטי, לממונה על הגנת הפרטיות, למבקר.
הכול על השרת שלכם
אין ענן, אין SaaS, אין העלאת תוכן. זו התקנה מקומית: מסד הנתונים והתהליכים רצים בקונטיינרים על השרת של הארגון.
הממצאים נשארים אצלכם
תוצאות הסריקה, היומן והמדיניות יושבים במסד הנתונים שלכם. הממצא עצמו יוצא מהשרת רק בדואר שהשרת שלכם שולח: התראה, או פנייה לבעל תיבה, ובה שם הקובץ והסיבה.
מה כן נשמר
עד ההחלטה נשמרים שם הקובץ, גודלו, מיקומו ב-Microsoft 365, איזו מדיניות זיהתה אותו, מי החליט ומתי, וקטע קצר מהתוכן כראיה. ברגע ההחלטה המיקום נמחק, מהשם נשאר קטע ממוסך (חוזה_***.pdf), והראיה נמחקת, ובכל מקרה לא יותר מ-30 יום. הקובץ עצמו לא נשמר: הוא נקרא בזיכרון, ומסמך Office ב-SharePoint נפתח בדפדפן שלכם ישירות מול Microsoft 365.
מה כן נשלח
פעמיים ביום יוצאת בקשת אימות רישיון: מפתח הרישיון, מזהה אקראי של ההתקנה, ומזהה הארגון שלכם ב-Microsoft 365. לא ממצאים, לא תוכן, ולא פרטים על אדם שנסרק. מפורט במדיניות הפרטיות.
מה צריך כדי להתחיל
- Docker על Windows 10/11 או Linux
- מחשב אחד בארגון, במהדורת Pro, Enterprise או Education. בלי תלות בשירות חיצוני.
- 3 הרשאות Graph
- אישור מנהל חד-פעמי ב-Azure. עד לרגע המחיקה המאושרת המערכת רק קוראת.
- חבילת התקנה אחת
- נמסרת ישירות מאיתנו, עם טביעת אצבע לאימות לפני ההתקנה. ראו גרסאות.
מה המערכת לא עושה
- לא סורקת דבר מלבד Exchange Online ו-SharePoint: לא Teams, לא שרתי קבצים מקומיים ולא מערכות צד שלישי.
- לא מוחקת דבר מעצמה. כל מחיקה עוברת אישור של אדם.
- לא מטפלת בבקשות של נושאי מידע. אין פורטל ואין טופס לפונה מבחוץ.
- לא מדווחת לרשות, לא ממנה ממונה ולא מנהלת רישום מאגרים.
- לא מחליפה ייעוץ משפטי. היא מיישמת מדיניות שהארגון קבע.
מדריך חינמי: צ'קליסט היערכות לתיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות
מדריך מעשי למיפוי מידע אישי, בדיקת מידע עודף, תיעוד והיערכות ארגונית.
בקשת הדגמה
כתבו לנו ונחזור אליכם עם מועד. ההדגמה רצה על סביבת הדגמה שלנו, בלי גישה לנתונים שלכם.
שאלות לפני זה? שאלות נפוצות: מה נסרק, מה יוצא מהשרת ומה קורה במחיקה.